Управление сделками

Сделка – это большая, сложная, длительная, многоэтапная поставка товара от поставщика покупателю, которая управляется и контролируется, как отдельный проект, и по которой индивидуально оценивается финансовый результат.

Сделкой можно назвать следующие торговые операции:

• Импорт/экспорт и поставка покупателю дорогостоящего оборудования;
• Комплектация строительного объекта;
• Поставка специальной техники;
• Поставка и монтаж сложного технического оборудования;
• Ремонт и модернизация оборудования.

Отличие сделок от обычной оптовой торговли заключается в следующих особенностях:

• Индивидуальные цены поставляемой продукции для каждой сделки. Во многих случаях закупочная цена одной и той же продукции определяется каждый раз заново, так как продукция может закупаться у другого поставщика или поставщик изменил цену продукции.
• Индивидуальный состав дополнительных расходов. Как правило, состав и стоимость дополнительных расходов определяются для каждой поставки индивидуально, так как стоимость услуг перевозки, страхования, маркировки, таможенного оформления и пр. зависит от текущих условий поставщика, покупателя и поставщиков соответствующих услуг.
• Индивидуальные цены продажи. В следствие того, что стоимость товара и дополнительных расходов для каждой сделки определяется индивидуально, цены продажи также рассчитываются индивидуально для каждой сделки с учетом принятых норм рентабельности.

Во всех этих случаях работа по выполнению поставки может включать в себя следующие действия:

• Планирование сделки

o   Поиск поставщиков и запрос поставщикам о цене товара, сроках поставки, минимальном объеме закупочной партии и других условиях поставки;

o   Планирование дополнительных расходов на выполнение сделки: услуг перевозки, страхования, таможенного оформления и пр.

o   Расчет цен продажи с учетом дополнительных расходов и подготовка коммерческого предложения для клиента.

o   Планирование партий поставки и реализации продукции с учетом сроков поступления и отгрузки;

o   Планирование поступления и расходования денежных средств по сделке, подготовка платежного календаря сделки.

o   Расчет плановых значений финансовых показателей сделки: оборота, прибыли, рентабельности.

o   Подготовка и согласование бюджета (финансового проекта) сделки.

• Оперативное планирование сделки

o   Заключение договоров (доп. соглашений, приложений, спецификаций) на поставку с поставщиками продукции;

o   Заключение договора (доп. соглашения, приложения, спецификации) на поставку с покупателем;

o   Заказ услуг поставщиком дополнительных расходов по сделке: перевозчикам, брокерам, страховым компаниям;

o   Формирование в системе заказа клиента и заказов поставщикам с корректными указаниями товаров, сроков, порядка оплаты и т. п.;

o   Формирование в системе заказов поставщикам дополнительных расходов;

o   Формирование в системе заявок на оплату поставщикам товаров и услуг;

• Выполнение сделки

o   Контроль поступления оплаты от покупателя в соответствии с условиями договора;

o   Контроль выполнения оплаты поставщиками в соответствии с условиями договоров;

o   Контроль своевременной поставки продукции от поставщиков;

o   Контроль корректности сопроводительной документации на продукцию;

o   Контроль своевременной отгрузки продукции клиенту;

o   Контроль доставки продукции, таможенного оформления и получения разрешительной документации;

o   Контроль своевременного отражения дополнительных расходов, предоставления поставщиками услуг бухгалтерских документов;

• Отражение операций сделки

o   Ввод в систему всех данных, необходимых для корректного отражения операций в финансовом и бухгалтерском учете;

o   Оформление операций купли-продажи продукции или передачи на комиссию между разными юридическими лицами компании;

o   Оформление операций передачи/возврата на ответственное хранение между различными юридическими лицами компании;

o   Подготовка план-фактной отчетности по бюджету сделки и расчет фактического финансового результата.

В том случае, если в ходе своей торговой деятельности компания выполняет указанные выше (или некоторые из них) операции по планированию, выполнению и отражению сделок, большая их часть, вероятнее всего, не автоматизирована, то есть ведется при помощи MS Excel и разрозенных записей менеджеров. Поиск данных, относящихся к конкретной сделке затруднен, расчет фактического финансового результата неполный (скорее всего, упускается часть данных по понесенным расходам), а планирование осуществляется в виде таблиц MS Excel.

Для автоматизации всех перечисленных выше операций, необходимых для корректного управления сделками можно воспользоваться модулем «Менеджер сделки», являющимся дополнением к системе 1С:ERP. Модуль «Менеджер сделки» реализует следующие принципы автоматизированного управления сделками:

• Однократный ввод данных. Информация, введенная в «Менеджер сделки» на этапе планирования, будет автоматически использована при подготовке бюджета проекта, формировании заказов и при вводе учетных операций. Это позволяет не вводить повторно одни и те же данных на разных этапах оформления сделки в ERP.
• Полнота данных. «Менеджер сделки» позволяет полностью спланировать все доходы и расходы по сделке, заранее рассчитать плановую себестоимость продукции, сумму расходов сделки и планируемый финансовый результат. Это позволяет избежать рискованных с точки зрения финансов сделок, заранее планировать доходы и денежный поток компании.
• Удобство работы. «Менеджер сделки» позволяет в одном удобном интерфейсе работать со всеми данными, необходимыми для планирования сделки. Все операции по подготовке проекта выполняются в одном окне, в онлайн-режиме рассчитывающим финансовые показатели сделки.
• Максимальная автоматизация. В следствие соблюдения принципа полноты данных, «Менеджер сделки» позволяет автоматически сформировать любой необходимый документ ERP, используя только те данные, которые указаны в сделке. Это позволяет сэкономить значительное количество времени, которое сотрудники тратят на ввод документов в ERP, при этом минимален риск случайной ошибки ввода. В первую очередь это касается заказов, так как создание корректных заказов клиентов и заказов поставщикам, с указанием всех необходимых данных, в ERP достаточно трудоемко и занимает много времени.
• Центр сбора данных. «Менеджер сделки» является инструментом для сбора всех плановых, организационных и учетных данных по сделке. Он предоставляет быстрый доступ к любому документу, справочнику или файлу, относящемуся к сделке. Из «Менеджера сделки» формируется вся отчетность по сделке, в том числе и отчеты по фактическому исполнению бюджета сделки и план-фактного анализа. Инструменты «Менеджера сделки» позволяют сравнить три ключевых аналитически разреза данных по сделке: плановые данные (измерение «План»), данные, сформированные заказами и заявками на расход денежных средств (измерение «Заказ»), и фактические данные, сформированные документами товародвижения и движения денежных средств (измерение «Факт»).