Заключение. Основная цель автоматизации

Итак, комплексная система управленческого учета является инструментом управления компанией верхнего уровня и предназначена для минимизации рисков, связанных с неполнотой, недостоверностью и несвоевременностью данных текущей операционной деятельности. Для достижения этой цели она должна содержать систему учета фактов хозяйственной деятельности по общепринятой методике учета, систему бюджетирования, обеспечивающую планирование и учет фактических данных о деятельности компании в единой системе показателей, а также систему электронного документооборота для организации регламента предоставления данных для планирования и учета.

Предыдущая запись

Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета - 6

Несвоевременность данных. Большинство данных, необходимых для управления компанией на верхнем уровне, таковы, что их нужно фиксировать и учитывать постоянно, в ходе учета всех операций компании. Если определенные данные не собирать и не учитывать с необходимой детализацией систематически, получить их «под заказ» может быть очень сложно, очень долго или вообще невозможно. 

Пример: Если оперативно не учитывать расходы компании в разрезе ЦФО и статей затрат, впоследствии невозможно оценить рентабельность отдельных направлений, продуктов или подразделений компании, а также выяснить обоснованность тех или иных расходов. 

Другой вариант этого риска заключается в элементарной задержке предоставления сведений об операциях компании подразделениями, сотрудниками или контрагентами. Данные поступают, но уже после закрытия учетного периода, что искажает показатели деятельности компании в этом периоде. Либо поступающие документы требуют быстрой реакции (своевременной оплаты, своевременной отгрузки и т. п.), и их задержка влечет уже прямые потери для бизнеса. 

Пример: В компанию поступил акт оказания услуг, который можно было оспорить в течение 10 дней, в противном случае, по условию договора, услуги считались принятыми. Компания не хотела принимать услуги, но не успела вовремя рассмотреть акт и подготовить претензию, в результате поставщик добился принятия услуг и их оплаты через суд. 

Устранить подобные риски может только жесткий регламент сбора и обработки первичных документов и отчетности. В настоящее время подобные задачи решают при помощи систем электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать регламент рутинной работы с документами и добиться жесткого контроля сроков и результатов поставленных задач.

Следующая запись

Предыдущая запись

Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета - 5

Недостоверность данных. Нередко можно встретить в компаниях сложную и весьма развитую систему учета. Тем не менее, руководство сталкивается тем, что система предоставляет противоречивые, не согласующиеся данные, которые требуют определенной трактовки и интерпретации. Вместе с тем, в системе могут отсутствовать целые участки учета, что не позволяет составить баланс компании и корректно оценить ее финансовое состояние. Как правило, это является результатом попыток превратить систему управления операционной деятельности (например – торговую систему) в ERP-систему силами программистов и менеджеров, не знакомых с классическими методиками управленческого учета. Следствием является ситуация, при которой компания начинает ощущать потребность в данных, подготовленных по общепринятым методикам, а в имеющейся системе их нет или они нуждаются в сложной и неоднозначной подготовке. В этом случае внедрение системы управленческого учета, изначально ориентированной на формирование управленческой финансовой отчетности позволит оценивать состояние дел в компании в соответствии с мировой практикой, без изобретения велосипеда.

Следующая запись
Предыдущая запись
Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета - 4

Управление без плана. Очень часто в российских компаниях существует практика, при которой планы развития компании и ее оперативной деятельности формируются в общих понятиях, качественно. Либо предлагается добиться некоторого показателя, выраженного количественно, но выбранного произвольно, без опоры на комплексный анализ ситуации. (Пример: «Увеличим продажи до … млн. руб». или «Сократим ФОТ на … %»). Риск ориентации на качественные оценки заключен в человеческом факторе (Пример: Каждый нижестоящий руководитель может понимать такие цели как «Лучше продавать» или «Меньше тратить» по-своему). Риск ориентации на отдельные, несистемные показатели заключается в возможных перекосах в работе компании, которые снижают ее эффективность.


Пример: Формального роста продаж легко добиться, взяв кредит и оплатив с его помощью рекламу в СМИ. Если при этом не расширить производство (или поставку) продукции, новые «продажи» приведут только к большому количеству недовольных клиентов, ожидающих заказанный товар.

Для того чтобы действительно планировать деятельность компании, во-первых нужно планировать комплексно, во-вторых – используя отработанную методику с известным предсказуемым результатом, в третьих – иметь возможность однозначно сопоставить план с фактом. Такие средства предоставляет система бюджетирования в сочетании с системой учета операций компании в соответствии с показателями бюджетов. Правильно настроенная система бюджетирования позволяет сбалансировано оценить состояние компании в целом и задать показатели деятельности и развития как всего бизнеса, так и отдельных направлений.

Следующая запись
Предыдущая запись

Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета - 3

Неуправляемые платежи. Достаточно распространенной является ситуация, когда руководитель компании регулярно получает на согласование стопку платежных поручений (или счетов), из которых он не может сделать вывод, следует ли заплатить немедленно или позднее, полностью или частично, обоснованные это расходы или нет, к какому направлению бизнеса относятся эти расходы, не приведет ли платеж сегодня к нехватке средств завтра и т. п. В этом случае с одной стороны существует риск совершить необоснованный платеж, с другой стороны – не заплатить по критически важному счету. Контур системы управленческого учета для управления cash flow (казначейством) с одной стороны позволяет организовать согласование рутинных и незначительных платежей на более низком уровне управления, и высвободить время руководителя для более важных вопросов, с другой – позволяет сформировать план поступления и расхода денежных средств на длительный период (платежный календарь), что позволит принимать обоснованные решения по дате платежа и снимет риск попадания компании в финансовую яму.

Следующая запись
Предыдущая запись
Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета - 2

Неуправляемая кредиторская задолженность. Казалось бы большая кредиторская задолженность – положительный фактор. На самом деле в рыночной конкурентной среде ничего бесплатного не бывает. Большой объем кредиторской задолженности приводит к классическому финансовому риску. Чем больше у компании кредиторов, тем выше вероятность, что будет единовременно востребована к возврату сумма, которую компания уплатить не сможет, что во многих случаях означает попросту банкротство.

Кроме того, для мелких поставщиков, которым сложно сопротивляться «продавливанию» условий по отсрочке платежей со стороны крупного заказчика, большой объем кредиторской задолженности начинает негативно сказываться на качестве оказываемых услуг или поставляемой продукции. Компания может «убивать» кредиторской задолженностью мелкого, но хорошего поставщика, ухудшая качество его работы или вообще доводя до разорения, так как набрав большой долг небольшой поставщик уже не в силах отказаться от работы с компанией, он продолжает создавать новые долги в надежде на возврат старых.

С другой стороны, большой объем кредиторской задолженности крупных поставщиков приводит к ухудшению репутации компании на рынке. Наконец, существуют поставщики, от услуг которых невозможно или очень дорого отказываться, например: операторы мобильной и фиксированной связи, арендодатели офисных и складских помещений, логистические и транспортные компании, наконец – ключевые поставщики продукции. Разрыв отношений с такой компанией скомпенсировать, возможно, не удастся никогда. Объем и структура кредиторской задолженности – важный фактор баланса отношений с такими поставщиками.

Следующая запись
Предыдущая запись
Начало статьи

Какие риски снижает система управленческого учета -1

Неуправляемая дебиторская задолженность. Слабый контроль за состоянием дебиторской задолженности приводит к сокращению оборотных средств и к работе компании в холостую – рост объемов реализации приводит не к росту прибыли, а к росту долгов, которые могут никогда не вернуться.

Следующая запись
Предыдущая запись
Начало статьи