Главная особенность 1С:ERP, по сравнению с системами автоматизации торговли, это
автоматизированное ведение полного финансового управленческого учета. Наряду с
функциями по автоматизации торговой деятельности, в ERP есть готовые
инструменты, позволяющие спланировать и отразить все хозяйственные операции
средней или крупной торговой компании, ничего не оставляя для ручного ведения
учета в Excel или
сторонних учетных программ. В результате данные, имеющиеся в системе, позволяют
получить полную картину финансового состояния компании, не прибегая к
дополнительным инструментам, и процесс этот может быть полностью
автоматическим.
Для организации финансового управленческого учета ERP содержит три ключевых
инструмента, без которых организация полноценного финансового управленческого
учета невозможна:
Инструмент 1: Полный
набор хозяйственных операций управленческого учета крупной компании
Кроме операций, непосредственно связанных с осуществлением
торговой деятельности, любая средняя и крупная торговая компания, как правило,
вынуждена вести управленческий учет следующих видов деятельности:
· Административно-хозяйственная деятельность. Это
операции, связанные с организацией основного бизнеса и поддержкой его работы:
офисные расходы, заработная плата подразделений бэк-офиса (бухгалтерии, склада,
маркетинга, IT и т. п.). В любом случае компания ведет
бухгалтерский учет этих операций и часто пользуется этими данными для
подготовки финансовой отчетности. Однако, эти данные, как правило классифицированы
по правилам бухгалтерского, а не управленческого учета, и содержат недостаточно
аналитических разрезов для быстрого и удобного использования в управленческом
учете.
· Неосновная деятельность. Крупные торговые компании нередко извлекают доход из смежной деятельности, не связанной непосредственно с торговлей. Это может быть сдача в аренду складских и офисных помещений, услуги логистики и ответственного хранения, маркетинговые услуги и консалтинг. Торговые системы нередко совершенно не предназначены для ведения в них учета подобной деятельности, и необходимый учет вынужденно ведется в MSExcel и самописных программах с соответствующими рисками неполноты и неточности данных.
· Производственные участки. В основных бизнес-процессах крупных торговых компаний могут содержаться операции, по существу являющиеся производственными: упаковка, маркировка, комплектация и сборка, устранение дефектов и ремонт. Торговые системы, как правило, не имеют инструментов для корректного управления этими операциями, их планирования, учета и расчета понесенных компанией затрат (материальных и трудовых). В результате, данные системы о расходах на выполнение этих операций могут быть существенно искажены, вплоть до неверных сведений о рентабельности всего бизнес-процесса с такими участками, в целом.
· Финансовая деятельность. Крупные компании вынуждены осуществлять большой объем чисто финансовых операций, как правило, для обеспечения средствами основной деятельности. К таким операциям можно отнести куплю и продажу валюты, переводы средств между собственными счетами, кредитные операции, операции с займами, а также расчет и анализ курсовых разниц.
· Неосновная деятельность. Крупные торговые компании нередко извлекают доход из смежной деятельности, не связанной непосредственно с торговлей. Это может быть сдача в аренду складских и офисных помещений, услуги логистики и ответственного хранения, маркетинговые услуги и консалтинг. Торговые системы нередко совершенно не предназначены для ведения в них учета подобной деятельности, и необходимый учет вынужденно ведется в MSExcel и самописных программах с соответствующими рисками неполноты и неточности данных.
· Производственные участки. В основных бизнес-процессах крупных торговых компаний могут содержаться операции, по существу являющиеся производственными: упаковка, маркировка, комплектация и сборка, устранение дефектов и ремонт. Торговые системы, как правило, не имеют инструментов для корректного управления этими операциями, их планирования, учета и расчета понесенных компанией затрат (материальных и трудовых). В результате, данные системы о расходах на выполнение этих операций могут быть существенно искажены, вплоть до неверных сведений о рентабельности всего бизнес-процесса с такими участками, в целом.
· Финансовая деятельность. Крупные компании вынуждены осуществлять большой объем чисто финансовых операций, как правило, для обеспечения средствами основной деятельности. К таким операциям можно отнести куплю и продажу валюты, переводы средств между собственными счетами, кредитные операции, операции с займами, а также расчет и анализ курсовых разниц.
ERP
позволяет учесть все подобные операции в единой системе координат
управленческого учета, в единой базе данных и с привязкой к соответствующим
операциям основной деятельности (например, в случае кредитования под сделку).
Инструмент 2: Управленческий учет доходов и расходов
Для корректного ведения финансового учета необходимо, чтобы
каждая хозяйственная операция была интерпретирована как доход, расход,
поступление денежных средств или выбытие денежных средств. Отражение операций в
качестве доходов и расходов лежит в основе бюджета доходов и расходов (БДР), а
отражение в качестве поступления и выбытия денежных средств формирует бюджет
движения денежных средств (БДДС). При этом выполняется классификация – для
операции указывается статья бюджета доходов и расходов, либо статья бюджета
движения денежных средств. В результате, по завершении учетного периода вы
получаете фактические данные по БДР и БДДС, классифицированные по статьям
бюджетов, что позволяет сравнивать различные периоды и фактические данные с
плановыми.
Системы торгового и бухгалтерского учета часто не позволяют
выполнять такую классификацию. Для этого приходится все учетные документы
отражать повторно в системе финансового учета, либо как-то преобразовывать
данные торгового и бухгалтерского учета для получения аналитики по статьям
бюджетов, что позволяет рассчитать нужные показатели лишь приблизительно.
ERP
позволяет настроить автоматическое отражение всех операций компании в единой
системе управленческого учета. Классификация по статьям происходит в основном автоматически,
в некоторых случаях статью необходимо указать пользователям. ERP контролирует, чтобы при вводе в
систему документов были указаны не только данные, необходимые для торгового и
бухгалтерского учета, но и данные управленческого учета. В результате, все
операции компании автоматически классифицируются по аналитическим разрезам
управленческого учета. Так как эти данные формируются непосредственно при вводе
первичных документов, их можно назвать системой оперативного управленческого
учета.
ERP
поддерживает цельность и корректность данных системы оперативного
управленческого учета. С ее помощью ключевые расчеты управленческого учета
выполняются в режиме онлайн, например, расчет себестоимости продукции, расчет
дебиторской и кредиторской
задолженности, расчет валовой прибыли компании.
Инструмент 3: Система бюджетирования
Данные оперативного управленческого учета крайне необходимы
для низшего и среднего звена управления компанией. Но для управления на уровне
директоров и топ-менеджмента они носят слишком технический характер. Для
предоставления информации в формате классической финансовой отчетности
предназначена система бюджетирования.
В ERP
система бюджетирования решает три задачи:
·
Подготовка плановых бюджетов компании;· Извлечение фактических данных по бюджетам;
· Подготовка управленческой отчетности в нужном формате.
Для подготовки плановых бюджетов ERP позволяет разработать и настроить в
системе набор бюджетов разного уровня (БДР, БДДС, Управленческий баланс,
оперативные бюджеты и пр.), указать для них необходимую структуру статей, а
затем согласовать и утвердить их. Подготовка бюджетов может быть осуществлена
как по схеме «сверху-вниз», когда на каждом уровне структуры компании
детализируется бюджет более высокого уровня, так и по схеме «снизу-вверх»,
когда общий бюджет подразделения формируется на основе бюджетов подчиненных
подразделений.
Для определения фактических данных по статьям бюджетов ERP использует данные
оперативного управленческого учета, отбирая нужные операции при помощи фильтров
и группировок. Кроме того, фактические данные можно рассчитывать по
произвольному алгоритму, анализируя все данные, имеющиеся в системе.
Настройки системы бюджетирования ERP позволяют формировать отчетность, содержание и внешний вид которой полностью соответствуют стандартам, принятым в руководстве компанией. Отчетность может включать плановые, фактические данные, а также план-фактный анализ финансовых показателей.
Комментариев нет:
Отправка комментария