четверг, 15 ноября 2018 г.

Управление сделками

Сделка – это большая, сложная, длительная, многоэтапная поставка товара от поставщика покупателю, которая управляется и контролируется, как отдельный проект, и по которой индивидуально оценивается финансовый результат.
Сделкой можно назвать следующие торговые операции:
  • Импорт/экспорт и поставка покупателю дорогостоящего оборудования;
  • Комплектация строительного объекта;
  • Поставка специальной техники;
  • Поставка и монтаж сложного технического оборудования;
  • Ремонт и модернизация оборудования.
Отличие сделок от обычной оптовой торговли заключается в следующих особенностях:
  • Индивидуальные цены поставляемой продукции для каждой сделки. Во многих случаях закупочная цена одной и той же продукции определяется каждый раз заново, так как продукция может закупаться у другого поставщика или поставщик изменил цену продукции.
  • Индивидуальный состав дополнительных расходов. Как правило, состав и стоимость дополнительных расходов определяются для каждой поставки индивидуально, так как стоимость услуг перевозки, страхования, маркировки, таможенного оформления и пр. зависит от текущих условий поставщика, покупателя и поставщиков соответствующих услуг.
  • Индивидуальные цены продажи. В следствие того, что стоимость товара и дополнительных расходов для каждой сделки определяется индивидуально, цены продажи также рассчитываются индивидуально для каждой сделки с учетом принятых норм рентабельности.
Во всех этих случаях работа по выполнению поставки может включать в себя следующие действия:
  • Планирование сделки
o   Поиск поставщиков и запрос поставщикам о цене товара, сроках поставки, минимальном объеме закупочной партии и других условиях поставки;
o   Планирование дополнительных расходов на выполнение сделки: услуг перевозки, страхования, таможенного оформления и пр.
o   Расчет цен продажи с учетом дополнительных расходов и подготовка коммерческого предложения для клиента.
o   Планирование партий поставки и реализации продукции с учетом сроков поступления и отгрузки;
o   Планирование поступления и расходования денежных средств по сделке, подготовка платежного календаря сделки.
o   Расчет плановых значений финансовых показателей сделки: оборота, прибыли, рентабельности.
o   Подготовка и согласование бюджета (финансового проекта) сделки.
  • Оперативное планирование сделки
o   Заключение договоров (доп. соглашений, приложений, спецификаций) на поставку с поставщиками продукции;
o   Заключение договора (доп. соглашения, приложения, спецификации) на поставку с покупателем;
o   Заказ услуг поставщиком дополнительных расходов по сделке: перевозчикам, брокерам, страховым компаниям;
o   Формирование в системе заказа клиента и заказов поставщикам с корректными указаниями товаров, сроков, порядка оплаты и т. п.;
o   Формирование в системе заказов поставщикам дополнительных расходов;
o   Формирование в системе заявок на оплату поставщикам товаров и услуг;
  • Выполнение сделки
o   Контроль поступления оплаты от покупателя в соответствии с условиями договора;
o   Контроль выполнения оплаты поставщиками в соответствии с условиями договоров;
o   Контроль своевременной поставки продукции от поставщиков;
o   Контроль корректности сопроводительной документации на продукцию;
o   Контроль своевременной отгрузки продукции клиенту;
o   Контроль доставки продукции, таможенного оформления и получения разрешительной документации;
o   Контроль своевременного отражения дополнительных расходов, предоставления поставщиками услуг бухгалтерских документов;
  • Отражение операций сделки
o   Ввод в систему всех данных, необходимых для корректного отражения операций в финансовом и бухгалтерском учете;
o   Оформление операций купли-продажи продукции или передачи на комиссию между разными юридическими лицами компании;
o   Оформление операций передачи/возврата на ответственное хранение между различными юридическими лицами компании;
o   Подготовка план-фактной отчетности по бюджету сделки и расчет фактического финансового результата.
В том случае, если в ходе своей торговой деятельности компания выполняет указанные выше (или некоторые из них) операции по планированию, выполнению и отражению сделок, большая их часть, вероятнее всего, не автоматизирована, то есть ведется при помощи MS Excel и разрозенных записей менеджеров. Поиск данных, относящихся к конкретной сделке затруднен, расчет фактического финансового результата неполный (скорее всего, упускается часть данных по понесенным расходам), а планирование осуществляется в виде таблиц MS Excel.
Для автоматизации всех перечисленных выше операций, необходимых для корректного управления сделками можно воспользоваться модулем «Менеджер сделки», являющимся дополнением к системе 1С:ERP. Модуль «Менеджер сделки» реализует следующие принципы автоматизированного управления сделками:
  • Однократный ввод данных. Информация, введенная в «Менеджер сделки» на этапе планирования, будет автоматически использована при подготовке бюджета проекта, формировании заказов и при вводе учетных операций. Это позволяет не вводить повторно одни и те же данных на разных этапах оформления сделки в ERP.
  • Полнота данных. «Менеджер сделки» позволяет полностью спланировать все доходы и расходы по сделке, заранее рассчитать плановую себестоимость продукции, сумму расходов сделки и планируемый финансовый результат. Это позволяет избежать рискованных с точки зрения финансов сделок, заранее планировать доходы и денежный поток компании.
  • Удобство работы. «Менеджер сделки» позволяет в одном удобном интерфейсе работать со всеми данными, необходимыми для планирования сделки. Все операции по подготовке проекта выполняются в одном окне, в онлайн-режиме рассчитывающим финансовые показатели сделки.
  • Максимальная автоматизация. В следствие соблюдения принципа полноты данных, «Менеджер сделки» позволяет автоматически сформировать любой необходимый документ ERP, используя только те данные, которые указаны в сделке. Это позволяет сэкономить значительное количество времени, которое сотрудники тратят на ввод документов в ERP, при этом минимален риск случайной ошибки ввода. В первую очередь это касается заказов, так как создание корректных заказов клиентов и заказов поставщикам, с указанием всех необходимых данных, в ERP достаточно трудоемко и занимает много времени.
  • Центр сбора данных. «Менеджер сделки» является инструментом для сбора всех плановых, организационных и учетных данных по сделке. Он предоставляет быстрый доступ к любому документу, справочнику или файлу, относящемуся к сделке. Из «Менеджера сделки» формируется вся отчетность по сделке, в том числе и отчеты по фактическому исполнению бюджета сделки и план-фактного анализа. Инструменты «Менеджера сделки» позволяют сравнить три ключевых аналитически разреза данных по сделке: плановые данные (измерение «План»), данные, сформированные заказами и заявками на расход денежных средств (измерение «Заказ»), и фактические данные, сформированные документами товародвижения и движения денежных средств (измерение «Факт»).

Внедрение 1С:ERP в комании АВИАХЭЛП

Автоматизация бизнес-процессов в ООО "АВИАХЭЛП" на базе системы «1С:ERP»
Компания АВИАХЭЛП ведёт свою историю с 1997 года и является одной из крупнейших компаний-поставщиков авиационно-технических изделий (АТИ) и оборудования для авиакомпаний и аэропортов в Российской Федерации.
Основной вид деятельности компании – поставка и организация ремонта АТИ для отечественных и иностранных воздушных судов, а также оборудования для аэропортов и наземного обслуживания самолетов.
Основные цели внедрения
До начала внедрения руководством компании были сформулированы следующие цели проекта:
·         Оценка финансового результата сделок на этапе их планирования, при формировании коммерческих предложений клиентам.
·         Единый и быстрый доступ ко всем данным связанным со сделкой: документам, справочникам, отчетам, файлам.
·         Организация взаимодействия разных подразделений при работе над сделкой, своевременное уведомление о событиях сделки и четкая передача ответственности.
·         Минимизация ввода данных в систему, правило однократного ввода: любая информация вводится один раз, автоматическое формирование учетных документов по данным этапа планирования.
·         Учет планируемых и фактических доходов и расходов по сделкам, формирование финансовой отчетности компании.
Проблемы использования предшествующих информационных систем
До выполнения проекта компания для ведения управленческого учета использовала доработанный вариант системы «1С:Управление торговлей 8 (ред. 10.3)», а также вела учет значительного количества операций в отдельных файлах MS Excel. Решение о переходе на новую информационную систему было вызвано следующими недостатками существующей практики:
·         Отсутствие автоматизированного планирования сделок с опережающим учетом всех необходимых расходов и оценкой финансового результата. Планирование товарных и денежных операций по сделкам имело высокую трудоемкость и осуществлялось в MS Excel.
·         Слабое взаимодействие подразделений и ответственных сотрудников при выполнении сложных длительных сделок. Взаимодействие осуществлялось только посредством электронной почты и регулярно нарушалось.
·         Большие трудозатраты на ввод в информационную систему всех необходимых данных по сделкам, а также на поиск и актуализацию данных. Используемая система не обеспечивала ввод всех необходимых для ведения учета данных и дополнялась сведениями, хранящимися в файлах MS Excel, электронной почте и файловых хранилищах. Это приводило к значительным трудозатратам при вводе новых данных, поиске необходимой информации и контроле качества и полноте учетных данных.
·         Невозможность автоматического получения финансовой управленческой отчетности (БДР, БДДС, P&L и пр.), а также отчетов о финансовом результате отдельных сделок, проектов и направлений деятельности компании. Используемая система не обеспечивала ведение комплексного управленческого учета, и не позволяла вести учет всех операций компании. Возможности системы не допускали автоматизированного учета в необходимых разрезах аналитических разрезах (сделки, проекты, направления деятельности). Это приводило к слишком большим срокам подготовки финансовой управленческой отчетности.
В качестве новых средств автоматизации руководством компании были выбраны системы «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП», с учетом имеющихся возможностей по их интеграции.
Функциональная зона внедрения
В ходе проекта было организовано использование следующих типовых подсистем «1С:ERP»:
·         Бюджетирование и планирование;
·         CRM и маркетинг;
·         Продажи;
·         Закупки;
·         Склад и доставка;
·         Казначейство;
·         Финансовый результат;
·         НСИ и администрирование.
Были использованы с необходимыми настройками следующие типовые функции систем «1С:ERP»:
·         Ведение основной нормативно-справочной информации компании.
·         Управление складским учетом (склады, помещения, складские ордера).
·         Интеграция с «1С:Документооборот».
Были использованы с необходимыми настройками следующие типовые функции систем «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП»:
·         Хранение файлов в объектах системы.
·         Внутренние документы, в т. ч., соответствующие сделкам.
·         Бизнес-процессы по внутренним документам: сделкам, заказам поставщикам, заявкам на расход денежных средств.
Были использованы с необходимыми доработками следующие типовые функции систем «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП»:
·         Формирование заказов: клиентов, поставщикам, давальцев, переработчикам, на перемещение. Реализована связь с плановыми данными сделки для товаров и расчетов.
·         Управленческий учет торговых операций с товарами: реализация (в т. ч. в пути), поступление, перемещение товаров, поступление дополнительных расходов при покупке товаров. Реализована связь с плановыми данными сделки.
·         Управленческий учет операций по ремонту изделий силами подрядчиков: получение изделий от клиента на ремонт, передача изделий на ремонт подрядчику, возврат исправного изделия от подрядчика, возврат исправного изделия клиенту, поступление услуг ремонта от подрядчика, отражение услуг ремонта клиенту. Реализовано при помощи типовых документов давальческого учета с доработками, позволяющими рассматривать давальческое сырье, как неисправное изделие, а продукцию – как исправное. Реализованы функции передачи сырья давальца переработчику и передачи готовой продукции переработчика давальцу. Реализована связь с плановыми данными сделки.
·         Управленческий учет внутренних операций с товарами: внутренний импорт (передача товаров от иностранной организации, входящей в группу компаний, российской организации), в т. ч. с учетом таможенного оформления; внутренний экспорт (передача товаров от российской организации, иностранной организации, входящей в группу компаний.
·         Учет доходов и расходов по сделкам. Реализована связь с плановыми данными сделки. Реализован расчет финансового результата без учета НДС.
·         Учет движения денежных средств. Реализован учет ДДС в разрезе сделок, подразделений, направлений деятельности, проектов.
·         Формирование финансовых управленческих отчетов: БДР, БДДС. Реализованы правила произвольного сбора фактических данных по доходам, расходам и ДДС в разрезе направлений деятельности, проектов и подразделений.
В ходе проекта была разработана подсистема «Менеджер сделки», реализующая следующие функции: ССЫЛКА
Результаты внедрения
В ходе проекта цели внедрения были достигнуты следующим образом:
·         Оценка финансового результата сделок на этапе их планирования, при формировании коммерческих предложений клиентам. Реализована подготовка полного финансового проекта сделки средствами подсистемы «Менеджер сделки».
·         Единый и быстрый доступ ко всем данным связанным со сделкой: документам, справочникам, отчетам, файлам. В «Менеджере сделки» реализована карточка сделки, предоставляющая единый доступ ко всем учетным данным, связанным со сделкой, а также к файлам и документам «1С:Документооборот».
·         Организация взаимодействия разных подразделений при работе над сделкой. Средствами «Менеджера сделки» организованы отдельные рабочие места для всех участников процесса выполнения сделки (рабочие места: Проценка, Закупка, Логистика, Финансовый проект, Карточка сделки, Уточнение партий, Разнесение оплаты), в дополнение к типовым рабочим местам (рабочие места: Заказы клиентов, поставщиков, давальцев, переработчиков, Отгрузка, Приемка, Безналичные платежи). Реализован автоматический запуск бизнес-процессов в «1С:Документооборот» при переходе на определенный этап сделки. Реализовано согласование финансовых проектов, платежей и внеплановых расходов в «1С:Документооборот».
·         Минимизация ввода данных в систему, правило однократного ввода. Средствами «Менеджера сделки» реализовано автоматическое формирование всех документов, необходимых для оперативного планирования и управленческого учета всех операций по сделке. Заполнение документов производится с использованием данных, введенных на этапе планирования сделки.
·         Учет планируемых и фактических доходов и расходов по сделкам. Средствами «Менеджера сделки» готовится финансовый проект, включающий все планируемые доходы и расходы по сделке. Учет фактических данных ведется с привязкой к данным финансового проекта, в разрезе сделок, что позволяет сравнивать план и факт по мере выполнения сделки, а также получать финансовый результат отдельной сделки.
·         Формирование финансовой отчетности компании. При помощи инструментов подсистемы «Бюджетирование и планирование» настроены отчеты БДР и БДДС, формирующие данные с аналитикой по направлениям деятельности, проектам и подразделениям.
Срок выполнения проекта и состав проектной группы
Выполнение проектных работ заняло 10 месяцев. Опытная эксплуатация заняла 6 месяцев. Проектная группа включала 3 сотрудника: 1 консультант и 2 программиста.

воскресенье, 11 ноября 2018 г.

Глоссарий терминов и сокращений


Термин

Сокр.
Описание
Заявка

Обращение от Заказчика к Исполнителю с поручением выполнить указанный перечень работ, в указанные сроки, за указанную сумму
Договор



Договор на внедрение/сопровождение информационной системы
Функциональное требование
ФТ

Требование по доработке или настройке ИС/Обработке данных ИС/выполнению консультаций/обучению/подготовке документов
Список ФТ

СФТ
Согласованный список ФТ
Руководитель проекта
РП

Лицо, уполномоченное на управление работами по проекту руководителями Заказчика и Исполнителя
Функциональная спецификация
ФС
Документ, детально описывающий реализацию ФТ, с описанием алгоритмов, расчетных формул, форматов входных и выходных данных, содержания форм, бизнес-процессов, а также содержащий контрольный пример
Техническое задание
ТЗ
Детальное описание требований по доработке или настройке ИС
Макет


Макет экранной или печатной формы
Протокол совещания
ПС
Документ, фиксирующий важные совместные решения Заказчика и Исполнителя
Информационная система
ИС
Информационная система заказчика, модифицируемая в ходе выполнения работ
Лист учета рабочего времени
ЛУРВ
Спецификация фактических трудозатрат Исполнителя
Протокол сдачи-прием
ПСП
Протоколирование процедуры сдачи-приемки работ
Замечание


Несоответствие реализации ФТ формулировке ФТ или ФС
Дополнительное ФТ

ФТ, возникшие в ходе выполнения процедуры сдачи-приемки
Рабочая группа

РГ
Сотрудники Заказчика, уполномоченные на формулировку ФТ, а также на приемку работ по реализации соотв. ФТ
Протокол устранения замечаний
ПУЗ
Протокол, оформляющий устранение замечаний к реализации ФТ, выявленных в ходе сдачи-приемки
Обследование

Работы по формализации целей проекта, установке рамок внедрения и краткого описания проблем и задач, которые будут решены в ходе проекта для достижения согласованного понимания этих вопросов Заказчиком и Исполнителем
Ключевая технологическая операция

Важный бизнес-процесс или элемент бизнес-процесса компании Заказчика
Ключевая учетная операция

Важная операция по отражению деятельности компании Заказчика в управленческом, финансовом или регламентированном учете
Входной документ

Входные данные ключевой технологической или учетной операции: документ, файл, данные ИС или сторонней системы, решение пользователя
Выходной документ

Выходные данные ключевой технологической или учетной операции: документ, файл, изменение данных ИС, отчет
Модель

Типовая ИС, настроенная в соответствии с результатами обследования, заполненная модельными данными
Контрольный пример
КП
Согласованные Исполнителем и Заказчиком данные, использующиеся для сдачи-приемки (указанные данные тестовой базы, рабочей базы или специально подготовленные тестовые данные). Контрольный пример обязательно содержит входные данные, сценарий действий пользователя и выходные данные.