Управленческий учет торговой компании в 1С:ERP

Главная особенность 1С:ERP, по сравнению с системами автоматизации торговли, это автоматизированное ведение полного финансового управленческого учета. Наряду с функциями по автоматизации торговой деятельности, в ERP есть готовые инструменты, позволяющие спланировать и отразить все хозяйственные операции средней или крупной торговой компании, ничего не оставляя для ручного ведения учета в Excel или сторонних учетных программ. В результате данные, имеющиеся в системе, позволяют получить полную картину финансового состояния компании, не прибегая к дополнительным инструментам, и процесс этот может быть полностью автоматическим.

Для организации финансового управленческого учета ERP содержит три ключевых инструмента, без которых организация полноценного финансового управленческого учета невозможна:

Инструмент 1:  Полный набор хозяйственных операций управленческого учета крупной компании

Кроме операций, непосредственно связанных с осуществлением торговой деятельности, любая средняя и крупная торговая компания, как правило, вынуждена вести управленческий учет следующих видов деятельности:

·      Административно-хозяйственная деятельность. Это операции, связанные с организацией основного бизнеса и поддержкой его работы: офисные расходы, заработная плата подразделений бэк-офиса (бухгалтерии, склада, маркетинга, IT  и т. п.). В любом случае компания ведет бухгалтерский учет этих операций и часто пользуется этими данными для подготовки финансовой отчетности. Однако, эти данные, как правило классифицированы по правилам бухгалтерского, а не управленческого учета, и содержат недостаточно аналитических разрезов для быстрого и удобного использования в управленческом учете.
·         Неосновная деятельность. Крупные торговые компании нередко извлекают доход из смежной деятельности, не связанной непосредственно с торговлей. Это может быть сдача в аренду складских и офисных помещений, услуги логистики и ответственного хранения, маркетинговые услуги и консалтинг. Торговые системы нередко совершенно не предназначены для ведения в них учета подобной деятельности, и необходимый учет вынужденно ведется в MSExcel и самописных программах с соответствующими рисками неполноты и неточности данных.
·         Производственные участки. В основных бизнес-процессах крупных торговых компаний могут содержаться операции, по существу являющиеся производственными: упаковка, маркировка, комплектация и сборка, устранение дефектов и ремонт. Торговые системы, как правило, не имеют инструментов для корректного управления этими операциями, их планирования, учета и расчета понесенных компанией затрат (материальных и трудовых). В результате, данные системы о расходах на выполнение этих операций могут быть существенно искажены, вплоть до неверных сведений о рентабельности всего бизнес-процесса с такими участками, в целом.
·         Финансовая деятельность. Крупные компании вынуждены осуществлять большой объем чисто финансовых операций, как правило, для обеспечения средствами основной деятельности. К таким операциям можно отнести куплю и продажу валюты, переводы средств между собственными счетами, кредитные операции, операции с займами, а также расчет и анализ курсовых разниц.

ERP позволяет учесть все подобные операции в единой системе координат управленческого учета, в единой базе данных и с привязкой к соответствующим операциям основной деятельности (например, в случае кредитования под сделку).

Инструмент 2: Управленческий учет доходов и расходов

Для корректного ведения финансового учета необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция была интерпретирована как доход, расход, поступление денежных средств или выбытие денежных средств. Отражение операций в качестве доходов и расходов лежит в основе бюджета доходов и расходов (БДР), а отражение в качестве поступления и выбытия денежных средств формирует бюджет движения денежных средств (БДДС). При этом выполняется классификация – для операции указывается статья бюджета доходов и расходов, либо статья бюджета движения денежных средств. В результате, по завершении учетного периода вы получаете фактические данные по БДР и БДДС, классифицированные по статьям бюджетов, что позволяет сравнивать различные периоды и фактические данные с плановыми.

Системы торгового и бухгалтерского учета часто не позволяют выполнять такую классификацию. Для этого приходится все учетные документы отражать повторно в системе финансового учета, либо как-то преобразовывать данные торгового и бухгалтерского учета для получения аналитики по статьям бюджетов, что позволяет рассчитать нужные показатели лишь приблизительно.

ERP позволяет настроить автоматическое отражение всех операций компании в единой системе управленческого учета. Классификация по статьям происходит в основном автоматически, в некоторых случаях статью необходимо указать пользователям. ERP контролирует, чтобы при вводе в систему документов были указаны не только данные, необходимые для торгового и бухгалтерского учета, но и данные управленческого учета. В результате, все операции компании автоматически классифицируются по аналитическим разрезам управленческого учета. Так как эти данные формируются непосредственно при вводе первичных документов, их можно назвать системой оперативного управленческого учета.

ERP поддерживает цельность и корректность данных системы оперативного управленческого учета. С ее помощью ключевые расчеты управленческого учета выполняются в режиме онлайн, например, расчет себестоимости продукции, расчет дебиторской  и кредиторской задолженности, расчет валовой прибыли компании.

Инструмент 3: Система бюджетирования

Данные оперативного управленческого учета крайне необходимы для низшего и среднего звена управления компанией. Но для управления на уровне директоров и топ-менеджмента они носят слишком технический характер. Для предоставления информации в формате классической финансовой отчетности предназначена система бюджетирования.

В ERP система бюджетирования решает три задачи:

·         Подготовка плановых бюджетов компании;
·         Извлечение фактических данных по бюджетам;
·         Подготовка управленческой отчетности в нужном формате.

Для подготовки плановых бюджетов ERP позволяет разработать и настроить в системе набор бюджетов разного уровня (БДР, БДДС, Управленческий баланс, оперативные бюджеты и пр.), указать для них необходимую структуру статей, а затем согласовать и утвердить их. Подготовка бюджетов может быть осуществлена как по схеме «сверху-вниз», когда на каждом уровне структуры компании детализируется бюджет более высокого уровня, так и по схеме «снизу-вверх», когда общий бюджет подразделения формируется на основе бюджетов подчиненных подразделений.

Для определения фактических данных по статьям бюджетов ERP использует данные оперативного управленческого учета, отбирая нужные операции при помощи фильтров и группировок. Кроме того, фактические данные можно рассчитывать по произвольному алгоритму, анализируя все данные, имеющиеся в системе.

Настройки системы бюджетирования ERP позволяют формировать отчетность, содержание и внешний вид которой полностью соответствуют стандартам, принятым в руководстве компанией. Отчетность может включать плановые, фактические данные, а также план-фактный анализ финансовых показателей.