Бюджетирование в 1С:ERP

ПРОСМОТР В НОРМАЛЬНОМ РАЗМЕРЕ

Казначейство в 1С:ERP

ПРОСМОТР В НОРМАЛЬНОМ РАЗМЕРЕ

Управленческий учет торговой компании в 1С:ERP

Главная особенность 1С:ERP, по сравнению с системами автоматизации торговли, это автоматизированное ведение полного финансового управленческого учета. Наряду с функциями по автоматизации торговой деятельности, в ERP есть готовые инструменты, позволяющие спланировать и отразить все хозяйственные операции средней или крупной торговой компании, ничего не оставляя для ручного ведения учета в Excel или сторонних учетных программ. В результате данные, имеющиеся в системе, позволяют получить полную картину финансового состояния компании, не прибегая к дополнительным инструментам, и процесс этот может быть полностью автоматическим.

Для организации финансового управленческого учета ERP содержит три ключевых инструмента, без которых организация полноценного финансового управленческого учета невозможна:

Инструмент 1:  Полный набор хозяйственных операций управленческого учета крупной компании

Кроме операций, непосредственно связанных с осуществлением торговой деятельности, любая средняя и крупная торговая компания, как правило, вынуждена вести управленческий учет следующих видов деятельности:

·      Административно-хозяйственная деятельность. Это операции, связанные с организацией основного бизнеса и поддержкой его работы: офисные расходы, заработная плата подразделений бэк-офиса (бухгалтерии, склада, маркетинга, IT  и т. п.). В любом случае компания ведет бухгалтерский учет этих операций и часто пользуется этими данными для подготовки финансовой отчетности. Однако, эти данные, как правило классифицированы по правилам бухгалтерского, а не управленческого учета, и содержат недостаточно аналитических разрезов для быстрого и удобного использования в управленческом учете.
·         Неосновная деятельность. Крупные торговые компании нередко извлекают доход из смежной деятельности, не связанной непосредственно с торговлей. Это может быть сдача в аренду складских и офисных помещений, услуги логистики и ответственного хранения, маркетинговые услуги и консалтинг. Торговые системы нередко совершенно не предназначены для ведения в них учета подобной деятельности, и необходимый учет вынужденно ведется в MSExcel и самописных программах с соответствующими рисками неполноты и неточности данных.
·         Производственные участки. В основных бизнес-процессах крупных торговых компаний могут содержаться операции, по существу являющиеся производственными: упаковка, маркировка, комплектация и сборка, устранение дефектов и ремонт. Торговые системы, как правило, не имеют инструментов для корректного управления этими операциями, их планирования, учета и расчета понесенных компанией затрат (материальных и трудовых). В результате, данные системы о расходах на выполнение этих операций могут быть существенно искажены, вплоть до неверных сведений о рентабельности всего бизнес-процесса с такими участками, в целом.
·         Финансовая деятельность. Крупные компании вынуждены осуществлять большой объем чисто финансовых операций, как правило, для обеспечения средствами основной деятельности. К таким операциям можно отнести куплю и продажу валюты, переводы средств между собственными счетами, кредитные операции, операции с займами, а также расчет и анализ курсовых разниц.

ERP позволяет учесть все подобные операции в единой системе координат управленческого учета, в единой базе данных и с привязкой к соответствующим операциям основной деятельности (например, в случае кредитования под сделку).

Инструмент 2: Управленческий учет доходов и расходов

Для корректного ведения финансового учета необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция была интерпретирована как доход, расход, поступление денежных средств или выбытие денежных средств. Отражение операций в качестве доходов и расходов лежит в основе бюджета доходов и расходов (БДР), а отражение в качестве поступления и выбытия денежных средств формирует бюджет движения денежных средств (БДДС). При этом выполняется классификация – для операции указывается статья бюджета доходов и расходов, либо статья бюджета движения денежных средств. В результате, по завершении учетного периода вы получаете фактические данные по БДР и БДДС, классифицированные по статьям бюджетов, что позволяет сравнивать различные периоды и фактические данные с плановыми.

Системы торгового и бухгалтерского учета часто не позволяют выполнять такую классификацию. Для этого приходится все учетные документы отражать повторно в системе финансового учета, либо как-то преобразовывать данные торгового и бухгалтерского учета для получения аналитики по статьям бюджетов, что позволяет рассчитать нужные показатели лишь приблизительно.

ERP позволяет настроить автоматическое отражение всех операций компании в единой системе управленческого учета. Классификация по статьям происходит в основном автоматически, в некоторых случаях статью необходимо указать пользователям. ERP контролирует, чтобы при вводе в систему документов были указаны не только данные, необходимые для торгового и бухгалтерского учета, но и данные управленческого учета. В результате, все операции компании автоматически классифицируются по аналитическим разрезам управленческого учета. Так как эти данные формируются непосредственно при вводе первичных документов, их можно назвать системой оперативного управленческого учета.

ERP поддерживает цельность и корректность данных системы оперативного управленческого учета. С ее помощью ключевые расчеты управленческого учета выполняются в режиме онлайн, например, расчет себестоимости продукции, расчет дебиторской  и кредиторской задолженности, расчет валовой прибыли компании.

Инструмент 3: Система бюджетирования

Данные оперативного управленческого учета крайне необходимы для низшего и среднего звена управления компанией. Но для управления на уровне директоров и топ-менеджмента они носят слишком технический характер. Для предоставления информации в формате классической финансовой отчетности предназначена система бюджетирования.

В ERP система бюджетирования решает три задачи:

·         Подготовка плановых бюджетов компании;
·         Извлечение фактических данных по бюджетам;
·         Подготовка управленческой отчетности в нужном формате.

Для подготовки плановых бюджетов ERP позволяет разработать и настроить в системе набор бюджетов разного уровня (БДР, БДДС, Управленческий баланс, оперативные бюджеты и пр.), указать для них необходимую структуру статей, а затем согласовать и утвердить их. Подготовка бюджетов может быть осуществлена как по схеме «сверху-вниз», когда на каждом уровне структуры компании детализируется бюджет более высокого уровня, так и по схеме «снизу-вверх», когда общий бюджет подразделения формируется на основе бюджетов подчиненных подразделений.

Для определения фактических данных по статьям бюджетов ERP использует данные оперативного управленческого учета, отбирая нужные операции при помощи фильтров и группировок. Кроме того, фактические данные можно рассчитывать по произвольному алгоритму, анализируя все данные, имеющиеся в системе.

Настройки системы бюджетирования ERP позволяют формировать отчетность, содержание и внешний вид которой полностью соответствуют стандартам, принятым в руководстве компанией. Отчетность может включать плановые, фактические данные, а также план-фактный анализ финансовых показателей.

1С:Управление торговлей или 1С:ERP?

Фирма 1С предлагает для автоматизации средних и крупных торговых компаний два программных продукта:

· 1С:Управление торговлей
· 1С:ERP


Зачем торговой компании внедрять 1С:ERP, если есть более дешевая 1С:Управление торговлей (УТ) и в каких случаях это оправдано?

С точки зрения автоматизации оперативной торговой деятельности, УТ и 1С:ERP идентичны, то есть УТ – это часть функций 1С:ERP, вынесенная в отдельный программный продукт. В УТ и 1С:ERP полностью совпадают:

· Управление продажами и закупками, работа с заказами
· Складской учет и управление товарными запасами
· Управление платежами и учет денежных средств по торговым операциям
· Учет НДС

Однако, сверх этого, 1С:ERP содержит следующие функциональные блоки, как правило, необходимые для работы средних и крупных компаний, которые и обеспечивают ее соответствие стандартам системы ERP:

· Учет всех доходов и расходов компании
· Управление всеми денежными средствами компании и полный учет платежей
· Учет кредитов и займов
· Учет административно-хозяйственной и неосновной деятельности
· Учет внеоборотных активов – основных средств и НМА
· Учет всех налогов компании

Наличие этих функций позволяет учесть все аспекты деятельности компании и получать полную информацию о ее финансовом состоянии. Ведение управленческого учета компании в 1С:ERP позволяет автоматически получить полный набор управленческой финансовой отчетности:

· Отчет о прибылях и убытках (ОПУ, P&L)
· Бюджет движении денежных средств
· Бюджет доходов и расходов
· Управленческий баланс

Для автоматизации и получения этих отчетов предназначена специальная подсистема, отсутствующая в УТ:

· Система бюджетирования и финансовой отчетности

Система бюджетирования позволяет автоматизировать следующие задачи финансового управления компанией:

· Подготовка и согласование бюджетов
· Расчет факта по статьям и аналитикам бюджетов
· Формирование финансовой отчетности, план-фактный анализ показателей бюджетов

Наконец, в связи с тем, что деятельность крупных торговых компаний часто требует автоматизации управления бизнес-процессами и организации четкого взаимодействия подразделений, в 1С:ERP включен модуль:

· Интеграция с 1С:Документооборот

Презентация "1С:Управление небольшой фирмой" - не только для маленьких

Сколько стоит информационная система - 5

Начало

Стоит отметить, что разные компоненты общей стоимости формируют разные участники проекта комплексной автоматизации. Вложения в техническую инфраструктуру определяются самим предприятием: текущим уровнем развития и объемом финансирования его технической инфраструктуры, квалификацией обслуживающего персонала и пользователей. В зависимости от этих факторов, затраты на оборудование могут составлять от нуля для нескольких миллионов рублей.

Стоимость программного обеспечения определяется его разработчиками и поставщиками. Как «Microsoft», так и «1С» регулируют или прямо устанавливают конечные цены на свои продукты. Поэтому затраты на программное обеспечение определяются лишь выбором тех или иных продуктов или программных компонентов.

Стоимость проекта комплексной автоматизации определяется консалтинговой компанией, стоимостью ее услуг, ее уровнем, квалификацией персонала, применяемыми подходами и технологиями. Стоимость проекта, как правило, является предметом переговоров между компанией, заказывающей проект комплексной автоматизации, и консалтинговой компанией.

Основными факторами, определяющими бюджет проекта являются: область автоматизации (участки учета и системы управления компанией, которые необходимо автоматизировать), организационная структура компании, количество пользователей, особенности действующей информационной системы, применяемые методики учета, объем обрабатываемых данных. Не последнюю роль в формировании стоимости проекта играют оперативность принятия решений и гибкость системы управления в компании заказчика.

Внедрение системы комплексной автоматизации учета и управления предприятием – сложный, длительный, многоплановый процесс. Программные продукты на платформе «1С:Предприятие 8» благодаря невысокой стоимости, гибкости и масштабируемости делают комплексную автоматизацию доступной для широкого круга предприятий, помогая им улучшать свой бизнес, управлять им более эффективно, и выводить управление предприятием на новый технологический уровень.

Сколько стоит информационная система - 4

Начало

Затраты на проект комплексной автоматизации на базе «1С:Управление производственным предприятием» для модельной компании складываются из оплаты этапов проекта: предпроектных работ, обследования, программной доработки базового функционала и внедрения. Общая стоимость такого проекта составит около 3,7 миллионов рублей в течение 7-8 месяцев. В среднем, расходы компании на проект комплексной автоматизации составят 500-600 тысяч рублей ежемесячно в течение срока реализации проекта.

Сложив все составляющие затрат на комплексную автоматизацию учета и управления для модельного предприятия, можно получить общую сумму затрат, которая составит 7,4 миллиона рублей в течение года.

Продолжение

Сколько стоит информационная система - 3

Начало

Затраты компании на программные продукты фирмы «Microsoft» включают, как правило, стоимость сетевой операционной системы «Windows server 2008» и стоимость сервера баз данных «SQL server 2005». Кроме того, необходимо приобретение одной лицензии на доступ к серверу локальной сети и одной лицензии на доступ к серверу баз данных для каждой рабочей станции. Для выбранной модели предприятия общие затраты на программные продукты не превысят 450 тысяч рублей.

Стоимость программных продуктов фирмы «1С» включает три ключевых компонента: лицензия на прикладное решение, лицензия на программное обеспечения для работы системе «1С:Предприятие 8» в клиент-серверном режиме (клиент-сервер), и лицензии на рабочие места пользователей. В случае, если в качестве базового программного продукта выбрано прикладное решение «1С:Управление производственным предприятием», затраты нашего модельного предприятия на программное обеспечение фирмы «1С» составят чуть больше 300 тысяч рублей.

Продолжение

Сколько стоит информационная система -2

Начало

Чтобы описать затраты компании на автоматизацию учета и управления на конкретном примере, примем следующие требования к проекту со стороны модельного предприятия:

- Область автоматизации включает управление снабжением, производством и сбытом продукции.

- Рамки проекта охватывают управленческий, производственный и регламентированный учет. Последний включает бухгалтерский, налоговый, кадровый учет и расчет заработной платы.

- Необходимо автоматизировать 50 рабочих мест в 10 подразделениях компании. Ключевым условием проекта является полный перевод автоматизированного учета на новую систему. Предыдущие средства учета по завершении проекта не используются.

Расходы компании на техническую инфраструктуру, необходимую для нормального функционирования системы комплексной автоматизации на платформе «1С:Предприятие 8» складываются из следующих составляющих:

- Приобретение серверного оборудования. Достаточно часто сервера, имеющиеся в распоряжении автоматизируемой компании, не удовлетворяют рекомендованным фирмой «1С» требованиям к серверному оборудованию. Для нормальный работы систем на базе таких решений, как «1С:Управление производственным предприятием», нередко требуется приобретать новый сервер или даже несколько серверов, а также дополнительное оборудование для их монтажа и эксплуатации.

- Обслуживание серверного оборудования. Сервера или комплекс серверов для поддержки корпоративных систем на платформе «1С:Предприятие 8» могут повлечь значительные затраты на квалифицированное техническое обслуживание.

- Модернизация сетевой инфраструктуры. Обеспечение производительной и бесперебойной работы информационной системы может потребовать затрат на сетевое оборудование: приобретение и монтаж новых или дополнительных маршрутизаторов и коммутаторов, прокладка дополнительный сетевых кабелей, оборудование новых точек доступа к локальной сети предприятия.

Структура затрат на техническую инфраструктуру в ходе проекта автоматизации представлена на рисунке выше. Для выбранной нами модели предприятия она составит около 2,9 миллионов рублей в течение года.

Продолжение

Сколько стоит информационная система - 1

Рассмотрим структуру затрат компании на систему комплексной автоматизации на платформе «1С:Предприятие 8». Как правило, общие затраты компании складываются из следующих составляющих: стоимости технической инфраструктуры, необходимой для нормальной работы информационной системы, стоимости программного обеспечения и стоимости проекта комплексной автоматизации. Затраты на программное обеспечение, в свою очередь, формируются из стоимости программного обеспечения фирмы «Microsoft» и стоимости программного обеспечения фирмы «1С».

Продолжение